Les systèmes d’entreprise autogérés se caractérisent par une comptabilité et une réglementation simplifiées. Il n’est pas nécessaire d’avoir un bilan annuel ou un expert-comptable, mais simplement une organisation rigoureuse et une bonne gestion. Mais lorsque le temps presse et que les chiffres augmentent, ce n’est pas toujours aussi facile qu’il n’y paraît. Voici dix conseils pour vous aider à démarrer.
Les conseils pour vous aider dans votre comptabilité
- Mettre en place un logiciel de comptabilité et de facturation
Conservez-vous le suivi de vos factures et de vos relevés de compte dans Excel ou dans un carnet ? La mise en place d’un logiciel de comptabilité vous permet d’assurer la sécurité et la fiabilité de vos comptes. Avec ce logiciel, vous pouvez prouver à tout moment que vos factures sont correctes, car vous ne pouvez pas revenir en arrière et modifier vos factures. Il existe de nombreux logiciels sur le marché. Il en existe différents types, notamment gratuits, payants, téléchargeables et en ligne.
- dux-erp.com (progiciels intégrés pour la gestion des ASM).
- asmpos.com/pro-resto (logiciel de paiement pour les restaurants, cafés et pizzerias)
- asmpos.com/pro-mag (logiciel de gestion du commerce mondial)
- Création de doublons
Personne n’est à l’abri de la perte de documents. La perte d’une facture, d’un devis ou d’une preuve de paiement peut laisser un vide dans vos comptes et être source de stress. Il est conseillé de conserver des copies de tous les documents, tant sur papier que sous forme numérique. Ainsi, vous saurez où ils se trouvent lorsque vous en aurez besoin, et vous pourrez préserver la tranquillité d’esprit de votre service comptable.
- Stocker les documents dans le nuage
Une combinaison de comptabilité papier et numérique est un excellent moyen de conserver des documents de qualité. Même si vous aimez les chemises, les pochettes et les intercalaires, vous devez savoir que les factures que vous créez doivent être conservées pendant dix ans à compter de la date d’émission. Il est donc fortement recommandé de stocker vos documents comptables dans un endroit éloigné. L’hypothèse d’une défaillance du disque dur est exclue.
- Numérotez correctement vos factures
Vous perdrez du temps à conserver les factures si vous êtes entouré d’un tas de documents désorganisés. Pensez à stocker vos factures et devis par mois, par ordre chronologique ou par code couleur. N’utilisez pas non plus de notes autocollantes ou de papier libre. Ils peuvent se perdre.
- Conservez la preuve d’achat
Même si vous ne payez pas la TVA actuellement, vous devez toujours conserver les preuves des achats effectués par votre entreprise. En effet, si vous dépassez le seuil, vous devrez justifier les dépenses afin de pouvoir récupérer la TVA.
- Ayez toujours une longueur d’avance
Êtes-vous un négociant ou un stockiste ? Devez-vous payer vos fournisseurs avant de recevoir vos créances ? Quoi qu’il en soit, anticipez les déséquilibres de trésorerie et déterminez votre besoin en fonds de roulement – également appelé BFR – pour estimer vos besoins de trésorerie à court terme et vous assurer que vous disposez toujours des fonds nécessaires entre les paiements et les décaissements. En disposant d’un fonds d’urgence, vous pouvez minimiser le risque de découverts.
- Soyez conscient des différentes restrictions
Votre entreprise est en pleine croissance et signe de plus en plus de contrats ? N’oubliez pas de prendre connaissance des différentes limites automatiques pour votre entreprise. Pensez à avoir une vision globale et annuelle de vos revenus pour éviter les imprévus et, dans certains cas, reporter certains travaux.
- Contrôlez régulièrement vos comptes
Même si les déclarations de vente ne sont soumises qu’une fois par mois ou par trimestre, n’attendez pas la dernière minute pour mettre de l’ordre dans vos papiers et vos idées. Rester organisé au quotidien permet d’éviter les oublis. Le gardiennage et la comptabilité sont incompatibles.
- Choisissez le bon moment
Tu n’es pas doué avec les chiffres et les calculatrices. Prévoyez du temps pour des calculs sereins, notamment lors de la facturation ou de la déclaration des ventes. Même si la comptabilité des indépendants est simplifiée, les erreurs sont inacceptables.
- Évitez les logiciels piratés
Ne vous fiez pas aux logiciels pirates ou piratés. Il existe sur le marché des logiciels réputés et fiables, adaptés à votre budget.
