Régulariser votre freelance en Tunisie : de l'indépendant au salarié déclaré

Au départ, c'était une petite mission. Un site web à refaire, quelques plans à dessiner, un retard de saisie à rattraper. Le freelance tunisien a bien travaillé, alors vous lui avez confié autre chose. Puis encore autre chose. Trois ans plus tard, il travaille à temps plein pour vous, il connaît vos dossiers mieux que certains employés, et il participe à vos rencontres d'équipe chaque lundi.

Sur le plan humain, tout va bien. Sur le plan administratif, la relation est restée celle du premier jour : une facture, un virement international, et aucune protection pour personne. C'est une situation très courante, et elle comporte trois fragilités que beaucoup de dirigeants découvrent tard.

La première touche la personne. Un indépendant n'a pas de fiche de paie, et sa protection sociale dépend entièrement de ce qu'il déclare et cotise lui-même. Pour louer un logement, obtenir un prêt ou planifier sa retraite, c'est souvent un frein réel. Le jour où une entreprise locale lui offre un contrat, des cotisations sociales et un bureau, il risque de partir, même s'il aime travailler avec vous.

La deuxième touche le paiement. Chaque mois, vous envoyez des fonds vers la Tunisie. Selon votre banque et la sienne, ces virements peuvent prendre du temps, demander des justificatifs, entraîner des frais ou être retenus. Ce n'est pas votre métier de gérer ces irritants, et ce n'est pas le sien non plus.

La troisième touche votre entreprise. Dans plusieurs pays, une relation de longue durée, à temps plein, exclusive et sous votre direction, ressemble beaucoup à une relation d'emploi. Les règles varient selon votre pays et votre situation. Il vaut la peine d'en parler à votre propre conseiller, et de savoir qu'une solution simple existe pour mettre la relation en ordre.

Pour vous, le changement est surtout administratif, et il va dans le sens de la simplicité. Vous ne payez plus des honoraires à un indépendant à l'étranger : vous recevez une facture de service canadienne de Prospecto Marketing inc., société canadienne établie à Victoriaville, en dollars canadiens ou en euros selon votre marché. Cette facture couvre la ressource, son poste de travail, son équipement, ses assurances et avantages sociaux, ainsi que l'encadrement RH par CCSAV.

Sur le plan opérationnel, rien ne bouge. Vous continuez de diriger le travail de votre collaborateur, de lui assigner ses tâches et de suivre ses résultats. Il garde vos accès, vos logiciels et vos méthodes. Il reste dédié à 100 % à votre entreprise, comme toutes les ressources de CCSAV. Vous gagnez en plus un interlocuteur RH à Tunis pour les absences, les congés, les questions administratives ou l'arrivée d'un deuxième collaborateur.

Si votre besoin grandit, CCSAV peut aussi recruter une nouvelle ressource pour compléter l'équipe, avec le service Employer of Record en Tunisie. Votre freelance devenu salarié peut alors devenir le point d'ancrage d'une petite équipe dédiée.

Un transfert réussi se prépare. Voici les questions que nous abordons avec chaque client, pour qu'il n'y ait aucune surprise ni pour vous ni pour votre collaborateur.

Le contrat de service actuel. S'il existe un contrat entre votre entreprise et le freelance, regardez ses clauses de fin et de préavis. Le transfert est l'occasion de le terminer proprement, d'un commun accord.

Les droits sur le travail déjà produit. Si votre freelance a développé du code, des plans, des contenus ou des documents pour vous, vérifiez avec votre conseiller que les droits vous appartiennent bien, et documentez-le avant le transfert.

Le statut d'indépendant de la personne. Elle devra le fermer ou le modifier auprès des autorités tunisiennes. C'est une démarche qui lui appartient ; nous lui recommandons de se faire accompagner par son propre conseiller.

Les accès et la sécurité. Le passage dans les bureaux de CCSAV est le bon moment pour revoir les accès à vos systèmes, vos mots de passe et vos règles de confidentialité. Notre page sécurité des données décrit le cadre appliqué dans nos bureaux.

La date de bascule. Nous choisissons ensemble une date qui ne coupe pas un projet en cours, et nous préparons l'arrivée de la personne dans les bureaux pour que la transition se fasse sans interruption de service.

Certaines entreprises n'ont pas un seul freelance en Tunisie, mais trois, cinq ou davantage, parfois recrutés au fil des projets, chacun avec sa propre entente et sa propre façon d'être payé. C'est une situation encore plus fragile, parce que chaque relation a ses propres règles et que personne n'en a une vue d'ensemble.

Le portage fonctionne aussi pour un groupe. Chaque personne devient salariée de CCSAV, avec son propre contrat de travail tunisien. Le groupe peut être réuni dans une même zone des bureaux de Mutuelleville et devenir une véritable équipe, avec un chef d'équipe si vous le souhaitez. Vous recevez une seule facture mensuelle au lieu de plusieurs paiements internationaux.

C'est souvent à ce moment que les entreprises découvrent la valeur d'une équipe réunie : les personnes s'entraident, partagent leurs méthodes et se remplacent plus facilement pendant les congés. Si votre filiale tunisienne emploie déjà une partie de ces personnes, la page transférer l'équipe de votre filiale tunisienne décrit le cas particulier d'un transfert depuis une société existante.

Il existe des plateformes internationales qui embauchent une personne à distance dans de nombreux pays. Elles répondent bien à certains besoins. La différence avec CCSAV tient en trois points.

D'abord, les bureaux. Votre collaborateur ne reste pas seul chez lui : il travaille dans un immeuble de 1 120 m² sur quatre niveaux, avec plus de 80 collègues, une connexion fiable et un environnement professionnel. Ensuite, la proximité. L'équipe RH de CCSAV est sur place, à Tunis, et parle français avec vous comme avec votre collaborateur. Enfin, la facture. Vous recevez une facture canadienne émise par une société canadienne, ce qui simplifie votre comptabilité et vos échanges avec votre banque.

Pour mieux comprendre ce modèle et le comparer à la création d'une société locale, lisez notre guide EOR ou filiale en Tunisie.