Aujourd’hui, de nombreuses tâches d’une entreprise peuvent être externalisées pour assurer une meilleure gestion. La paie fait désormais partie des activités qui peuvent être confiées à des experts externes. Cependant, comme la paie est cruciale pour le bon fonctionnement d’une entreprise, l’externalisation nécessite une préparation minutieuse. Mais qu’est-ce que l’externalisation des salaires et comment fonctionne-t-elle ?
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à transférer tout ou partie de l’administration de la paie d’une entreprise à un prestataire de services ou à un tiers. L’administration de la paie est une tâche assidue et chronophage dans toute entreprise.
Ce service est de plus en plus populaire de nos jours. L’externalisation d’une tâche est une pratique courante aujourd’hui. En fait, l’externalisation de la paie est plus courante dans une PME. Cette solution permet à une entreprise de s’organiser plus facilement afin d’utiliser le temps pour d’autres activités.
L’externalisation permet de gagner du temps, de bénéficier d’une expertise juridique et de réduire les coûts. Elle peut être réalisée par un centre d’appels externalisé ou par un fournisseur spécialisé dans les activités externalisées.
Quels sont les types d’externalisation de gestion de la paie ?
Avant de répondre à la question de savoir comment externaliser la paie, il est nécessaire de discuter des différents types d’externalisation de la paie offshore. Il y a d’abord l’externalisation partielle de la paie, où l’entreprise utilise un outil proposé par un prestataire externe. De cette manière, l’entreprise garde le contrôle de ses activités, mais bénéficie de cet outil pour en faciliter l’exécution.
D’autre part, il y a la gestion complète de sa masse salariale. Cette dernière peut être confiée à un cabinet comptable ou à un centre d’appels externalisé. Toutes les activités liées à la paie sont gérées par un prestataire externe. L’employeur est uniquement responsable de la transmission de toutes les informations nécessaires à l’entreprise extérieure.
Différents types de services sont proposés pour l’externalisation de la paie. Vous pouvez externaliser les ressources informatiques, la préparation de la paie ou les opérations de post-paiement.
Quelles sont les différentes étapes de l’externalisation de la paie ?
Pour externaliser la paie à un centre d’appels, une entreprise doit prendre en compte plusieurs aspects :
- Il devrait permettre de clarifier leurs besoins pour leur projet. En d’autres termes, ils doivent déterminer s’il est préférable d’externaliser tout ou partie de l’activité.
- L’entreprise doit déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien cette activité. L’employeur a le devoir de se renseigner sur les décisions et les missions du chef de projet.
- Vous devez réaliser une étude économique pour comparer les coûts. Cette étape vous aidera à déterminer s’il est plus approprié ou non d’externaliser les services de paie.
- Ensuite, il convient de choisir le bon partenaire pour accomplir la tâche à la perfection.
- L’entreprise doit développer un système de suivi des tâches externalisées.
Qu’en est-il de la mise en œuvre du projet ?
Lorsque vous envisagez d’externaliser la paie de votre entreprise, vous devez déterminer la complexité du projet. En d’autres termes, vous devez analyser le processus administratif interne de votre entreprise.
Déterminez si toutes les activités peuvent être externalisées ou si vous risquez de compliquer le travail ou d’encourir des coûts d’externalisation élevés. Avant de signer un contrat d’externalisation de la paie, vous devez effectuer plusieurs études. Celles-ci concernent la mesure de votre ROI sur quelques années et les coûts induits en cas de réinternalisation.
Comment organiser le transfert des fichiers ?
Une fois que vous êtes prêt à externaliser votre paie, vous devez entamer certaines procédures, à commencer par le transfert des fichiers. Pour faire son travail, un centre d’appels a besoin des informations suivantes
- le nombre d’employés
- les conventions collectives applicables
- les données personnelles de chaque employé.
Toutes ces informations doivent être préparées avant la première réunion.
Quel contact expérimenté devrait être choisi pour faciliter l’externalisation de la paie ?
Tout en préparant les dossiers à transférer, l’entreprise doit également choisir une personne de contact expérimentée. Il doit s’agir d’une personne clé de l’entreprise qui servira d’intermédiaire entre les employés et le prestataire de services. Cette personne de contact accomplira plusieurs tâches :
- Il transmettra toutes les informations relatives à la paie au centre d’appels externalisé. Cette transmission est effectuée chaque mois afin d’améliorer l’organisation ;
- Il/elle effectuera la paie avec le prestataire de services ;
- En collaboration avec le prestataire de services, il est responsable de la validation finale de la paie ;
- Il/elle est également chargé(e) du paiement des cotisations.
Comment choisir le bon fournisseur spécialisé dans l’externalisation ?
Une entreprise qui externalise sa paie recherche principalement un prestataire de services fiable pour protéger ses activités. Il assume les tâches essentielles à sa croissance et à son bon fonctionnement. Par conséquent, le choix de ce fournisseur doit être fait avec soin car il nécessite du temps et des compétences.
Lorsque vous choisissez votre prestataire de services de paie, posez-vous toujours les bonnes questions et tenez compte de certains critères :
- Quel est le coût des services du prestataire de services ?
- Qu’en est-il de la compétence du prestataire ?
- Combien de temps faut-il consacrer à l’administration mensuelle de votre paie ?
- Quelles sont les tâches effectuées et quelle responsabilité le prestataire de services assume-t-il en cas d’erreur ?
En plus de ces questions, il est également important d’enquêter sur les ressources informatiques et le niveau du prestataire. Renseignez-vous sur le personnel, la méthodologie et le service juridique du prestataire.