Comment Utiliser l’externalisation pour se libérer et économiser de l’argent ? : L’externalisation est presque toujours moins chère, plus efficace et plus flexible que l’emploi de personnel en interne. L’externalisation permet aux PME d’utiliser une expertise et une expérience (par exemple, technique et de gestion) qui ne sont pas disponibles en interne, d’identifier les services de soutien et de réduire leurs coûts.
Toutefois, les PME s’inquiètent des pièges potentiels de L’externalisation, qui les empêchent de profiter de nombreux avantages (les employés à temps plein peuvent se concentrer sur leurs compétences de base).
Les DAF à temps partiel peuvent tirer profit de l’externalisation en gérant leur entreprise plus facilement et plus efficacement, et en utilisant les économies réalisées pour se développer. Dans cette série en deux parties, nous explorons
- Les avantages de l’externalisation
- Quelles opérations peuvent être externalisées ?
- Comment l’externalisation peut être utilisée pour les entreprises
- Les principales raisons pour lesquelles les entreprises n’ont pas recours à l’externalisation
- Comment les directeurs financiers à temps partiel peuvent-ils tirer le meilleur parti de l’externalisation ?
L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises de toutes tailles choisissent d’externaliser une ou plusieurs fonctions de support est de se concentrer sur leur activité principale.
Comment utiliser l’externalisation pour ses rh?
Whitbread, la plus grande entreprise hôtelière du Royaume-Uni, qui externalise son informatique à Styria et ses ressources humaines et sa paie à Ceridian, en est un exemple. ¹
Après avoir signé un contrat d’externalisation des RH et de la paie avec Ceridian, Ben Wishart, directeur de la restructuration et de l’information chez Whitbread, a déclaré : « L’externalisation soutient notre stratégie visant à nous concentrer sur notre activité principale tout en augmentant l’efficacité de l’ensemble de l’organisation ».
En vertu de cet accord, Ceridian assumera la responsabilité des RH de plus de 33 000 employés de l’entreprise Whitbread, qui comprend des sociétés britanniques bien connues telles que Premier Inn, Beefeater, Table Table, Brewers Fayre, Taybarns et Costa Coffee.
L’externalisation peut être utilisée pour apporter une expertise et une expérience (technique et de gestion) qui ne sont pas disponibles en interne, ou pour identifier les services de soutien et réduire les coûts. Cependant, de nombreux dirigeants de PME sont réticents à l’externalisation. Ils craignent que l’externalisation de domaines non essentiels tels que les finances, les RH, l’informatique et l’assistance à la clientèle n’affecte leur contrôle global de l’entreprise, ou que l’externalisation soit restrictive ou coûteuse.
En ne pouvant plus parler face à face avec votre équipe, vous risquez de vous sentir moins en contrôle et d’avoir moins de visibilité pour repérer les problèmes potentiels et prendre des mesures décisives.
- Vous pouvez également être préoccupé par les performances du sous-traitant que vous avez choisi. Respectent-ils les normes élevées que vous exigez et fournissent-ils un travail de qualité dans les délais impartis ?
- Êtes-vous préoccupé par les coûts, par le fait de savoir si le prix proposé par le fournisseur est fixe ou s’il vous facturera de nouveaux coûts (par exemple, des frais de licence, des frais de renouvellement annuel, des frais de maintenance) au fur et à mesure de l’évolution de la relation ?
- Vous vous inquiétez de la fiabilité du sous-traitant que vous avez choisi. Respecte-t-il/elle la vie privée de votre entreprise ? Est-il sûr de confier les données et autres actifs de votre entreprise à un tiers ? Vos idées seront-elles volées ? Vos informations confidentielles seront-elles utilisées à mauvais escient par le contractant ?
- Que se passe-t-il si un problème survient chez le fournisseur ? Le fournisseur est-il prêt à vous fournir un plan d’urgence détaillé afin que vous ne soyez pas en mesure de faire face vous-même à un problème grave s’il se présente ?
- Quelle est l’importance de la conformité juridique pour le fournisseur ?
Comment utiliser l’externalisation pour se libérer et économiser de l’argent ?
Comment pouvez-vous être sûr que les lois et règlements sont respectés et que vous ne serez pas tenu pour responsable en cas de non-conformité ?
De tels écueils empêchent les entrepreneurs de profiter des nombreux avantages de l‘externalisation (qui, à son tour, permet aux employés permanents de se concentrer sur les compétences essentielles de l’entreprise).
Simon Wakefield, directeur général de l’importateur de grains de café vert DRWakefield, un client de notre UK CFO Centre, était l’un de ces entrepreneurs (remarque : au Royaume-Uni, le CFO est appelé directeur financier). À l’époque, sa banque lui posait des questions assez difficiles et il a senti qu’il avait besoin d’aide.
Il explique : « Nous n’avions pas assez d’informations de base, de données et de statistiques pour montrer aux banques ce que nous faisions. Nous nous sommes vite rendu compte que nous avions besoin de quelqu’un pour gérer ces choses et nous aider à prendre des décisions. »
Au départ, l’embauche d’un directeur financier à temps partiel a suscité quelques hésitations.
« Je n’ai jamais envisagé d’embaucher un travailleur à temps partiel car j’aime que mes collaborateurs travaillent ensemble et comprennent mon activité. Cela peut paraître simple, mais quand on creuse un peu plus, on se rend compte qu’on a affaire à plusieurs devises et à différents pays, et on commence à voir certains détails. »
« D’après mon expérience, les personnes à temps partiel travaillent en free-lance puis démissionnent. Ça n’a pas marché. »
Il a fini par avoir des difficultés avec l’externalisation et a engagé un directeur financier à temps partiel du Centre des directeurs financiers.
« Le CFO Centre nous a offert une contrepartie. Si l’expérience avec le premier directeur financier n’était pas bonne, ils le remplaçaient immédiatement par un autre directeur financier. Même si le directeur financier en charge n’est pas en mesure de répondre à certaines questions, il fait partie d’un groupe plus large dans lequel nous pouvons puiser et présenter les informations dont nous avons besoin. »
Nick Thompson, directeur financier à temps partiel, a non seulement amélioré les relations avec la banque en employant un comptable à temps plein, mais il a également mis à jour le logiciel de comptabilité de l’entreprise et les procédures de contrôle du crédit afin d’obtenir un flux de trésorerie bien meilleur qu’auparavant.
Depuis cinq ans que Nick est en poste, nos effectifs ont augmenté d’environ 30 %. Il nous a aidés à mettre en place un nouveau logiciel et à changer d’auditeur. Nous avons maintenant un auditeur plus professionnel. Nous avons atteint des objectifs et des buts très clairs. Inversement, cela signifie plus de sommeil.
Les fonctions qui ne sont pas fondamentales pour l’entreprise doivent être externalisées au meilleur coût et à un niveau de qualité optimal, selon Kevin D. The Entrepreneur Mind : 100 Essential Beliefs, Characteristics and Habits of the Elite (L’esprit d’entreprise : 100 croyances, caractéristiques et habitudes essentielles des élites) Johnson, auteur de Entrepreneurs.
Il poursuit : « Dans de nombreux cas, il n’est ni pratique ni efficace d’essayer de créer soi-même tout ce dont on a besoin pour son entreprise. Si vous avez été trompé par la propagande négative entourant l’externalisation, vous devez immédiatement abandonner cette hypothèse et intégrer ce processus dans votre stratégie commerciale. » Il déclare.
« Si vous vous êtes laissé berner par le battage médiatique et refusez même d’envisager l’externalisation, vos concurrents ont eu le temps d’en profiter et se sont donnés beaucoup de mal pour vous mettre hors circuit. »
Avantages de l’externalisation
L‘externalisation est, dans la plupart des cas, plus abordable, plus efficace et plus souple que l’emploi de votre propre personnel. Les avantages comprennent :
- Apporter une expertise qui ne peut être obtenue ailleurs
- Gagner du temps pour les clients et le personnel interne
- Se concentrer sur les domaines de l’entreprise qui peuvent augmenter le chiffre d’affaires
- Réduction des coûts
- Amélioration des perspectives de coûts
- Optimisation de l’efficacité
- Une concentration accrue sur les compétences de base
- Augmentation de la productivité de l’entreprise
Les éléments qui peuvent être externalisés
Les services d’externalisation peuvent être divisés en deux groupes :
Comment Utiliser l’externalisation pour se libérer et économiser de l’argent ?
Les tâches de routine nécessitent des technologies avancées d’information et de communication. L’évolution rapide du secteur technologique offre aux entreprises de nouvelles possibilités de choisir le bon fournisseur pour obtenir la meilleure technologie au meilleur prix. En général, les services technologiques suivants sont externalisés :
- Logiciels et applications
- Infrastructure
- Télécommunications
- Commerce électronique
- Sécurité et solutions Internet
- Hébergement, conception, développement et maintenance de sites web
- Logistique, achats et gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Recherche et analyse
- Développement de produits
- Services juridiques
- Recherche et documentation en matière de propriété intellectuelle
- Assistance technique
- Fonctions du centre d’assistance à la clientèle
- Maintenance sur site
- Gestion des e-mails
- Opérations du centre de données
- Reprise après sinistre
- Gestion de la sécurité
- Protection contre les virus
- Sauvegarde et récupération des données
- Support sans fil
- Conseils en matière de marchés publics
- Architecture de réseau
Comment l’externalisation peut aider votre entreprise ?
Comment Utiliser l’externalisation pour se libérer et économiser de l’argent ? Avec la bonne approche, vous pouvez éviter bon nombre des problèmes liés au recrutement et à la formation du personnel interne et construire une entreprise plus agile, plus flexible et plus rentable.
L’utilisation des services des directeurs financiers expérimentés à temps partiel du CFO Centre est un exemple de la manière dont l’externalisation peut créer de la valeur, accroître l’efficacité et maximiser les opportunités.
